Taksiyritys – näin jätät tarjouksesi koulukyytien kilpailutuksiin 2026 

Monet kunnat alkavat valmistella syksyllä 2026 alkavien koulukuljetusten kilpailutusta heti alkuvuodesta. Kunnat ovat taksiyrittäjille suotuisa sopimuskumppani, sillä ne ovat vakavaraisia ja maksukykyisiä, ja oppilaskuljetusten tilaussopimukset voivat olla jopa vuosien mittaisia.  

Kuljetuskilpailutuksiin osallistuminen ja sopimuksen saaminen voi kuitenkin olla monelle taksiyrittäjälle vierasta maaperää. Tarjouspyynnöt voivat olla koukeroisia, ja hankinnan laajuuskin voi näyttäytyä etenkin taksiyrittäjälle liian suurena palana nieltäväksi. Tässä artikkelissa käymme lyhyesti läpi tapoja, joilla voit päästä osaksi kuljetussopimusta. 

Ole hereillä oikeaan aikaan 

Kaikista Suomessa tehtävistä julkisista kilpailutuksista on julkaistava hankintailmoitus osoitteessa hankintailmoitukset.fi. Suosituksemme on, että koulukyydeistä kiinnostunut taksiyrittäjä seuraa kanavaa aktiivisesti.

Jotta taksiyrittäjä otetaan huomioon kilpailutuksessa, sen on jätettävä tarjous oikeaan aikaan ja hankintailmoituksessa ilmoitetulla tavalla hankintayksikölle. Myöhästyneitä tai kilpailutuksen ulkopuolella jätettyjä tarjouksia ei hankintalain nojalla saa ottaa huomioon, joten on tärkeää olla liikkeellä ajoissa.

Varmista kuljetuskapasiteettisi ja luo tarvittaessa yhteistyöverkostoja

Monet kunnat kilpailuttavat kerralla useampia koulukuljetusreittejä, ja etenkin suurissa kunnissa yhdelläkin reitillä saattaa kulkea useita kymmeniä koululaisia. Suuret hankintakokonaisuudet voivat näyttää taksiyrittäjille haasteellisilta ja jopa mahdottomilta.

Jos yrityksen käytössä on kaksi viisipaikkaista taksia, onko mitään mahdollisuuksia osallistua kilpailutukseen, jossa oppilaita tulisi kuljettaa samanaikaisesti esimerkiksi neljäkymmentä?

Todennäköisesti on, sillä voi olla mahdollista tarjota vain osasta reittejä tai voi tehdä tarjouksen ryhmittymänä.

Tarjoa vain osaan kokonaisuudesta

Koulukyytikilpailutuksissa harvoin vaaditaan, että yhden ja saman yrittäjän tulee pystyä ajamaan yksin kaikki reitit. Useimmiten tämänkaltaiset kilpailutukset on jaettu osa-alueisiin esimerkiksi kouluittain tai reiteittäin, eikä tarjousta ole pakko jättää kaikkiin osa-alueisiin. Hankintailmoituksessa kerrotaan, hyväksyykö kunta osatarjoukset.

On hyvä muistaa, että hankintalakiin on tullut uudistus, joka saattaa johtaa siihen, että osatarjoukset on pakko hyväksyä.

Jätä tarjous ryhmittymänä 

Jos yrittäjällä ei yksin ole riittävästi kapasiteettia tehdä tarjousta joltakin koulukyytireitiltä, useimmissa hankinnoissa on mahdollista jättää tarjous ryhmittymänä. Tämä tarkoittaa sitä, että useampi yrittäjä voi keskenään sopia, että tarjous jätetään yhdessä. Kunta ei yleensä saa rajoittaa ryhmittymänä tarjoamista, mutta tämä riippuu hieman hankintamenettelyn tyypistä.

Huomaa, että mikäli jätät tarjouksen ryhmittymänä, ryhmittymän jäseniltä saatetaan vaatia esimerkiksi erillisen ESPD-lomakkeen täyttämistä täysimääräisesti. Ne taksiyritykset, jotka valmistautuvat ajoissa, voivat olla ensimmäisinä uusilla markkinoilla.

Tarkista taksien päästövaatimukset ja muut ominaisuudet

Koulukyytipalvelujen hankinnassa kunnan on otettava huomioon ns. laki puhtaista ajoneuvoista. Tästä syystä monissa kilpailutuksissa kunnat saattavat asettaa käytettäville takseille:

• päästöluokkavaatimuksia,
• vaativat esimerkiksi sähköautojen käyttämistä,
• autojen paikkamäärälle tai
• vaatia, että jossakin autossa on pyörätuolipaikka.

Kun kokoat itsellesi jo ennakolta listan kalustosta, jota pystyt hankintayksikölle sopimuskaudella tarjoamaan, tarjouksen tekeminen nopeutuu ja hankintayksikön pyytämät tiedot on helppo täyttää.

Muista kuitenkin, että tällaista listaa ei kannata toimittaa sellaisenaan hankintayksikölle, vaan tarkista aina, missä muodossa juuri kyseinen hankintayksikkö haluaa kalustovaatimuksista ilmoitettavan.

Taksiyrittäjällä ei tarvitse olla tarvittavaa kalustoa vielä tarjouksen jättöhetkellä.

Henna Marttila, juristi

Tiesitkö, että hankintayksikkö ei pääsääntöisesti saa kilpailutuksen aikana vaatia tarjoajaa antamaan esimerkiksi käytettävissä olevien ajoneuvojen rekisterinumerot tai päästötodistukset? Pääsääntöisesti yrittäjällä ei tarvitse olla tarvittavaa kalustoa vielä tarjouksen jättöhetkellä. Tämä tarjoaa yrityksille hieman liikkumavaraa; esimerkiksi tarvittava sähköautoinvestointi tai pyörätuolipaikkaa koskeva muutostyö voidaan tehdä tarjouksen jättämisen jälkeenkin.

Jätä lisätietokysymyksesi määräajassa ja tutustu vastauksiin

Useimmat hankintayksiköt antavat tarjoajille mahdollisuuden esittää kysymyksiä tarjouspyynnön sisällöstä ennen tarjouksen jättämistä. Tämä on erinomainen tilaisuus tarkentaa mahdollisesti epäselväksi jääneitä seikkoja. Muista kuitenkin, että kysymykset tulee jättää hankintailmoituksessa asetettuun määräaikaan mennessä ja hankintailmoituksessa esitetyllä tavalla. Hankintayksiköt eivät yleensä vastaa määräajan jälkeen tai eri kanavia pitkin jätettyihin tiedusteluihin.

Jos hankintayksikkö julkaisee esitetyt kysymykset, muista myös tutustua kaikkiin kysymyksiin ja niiden vastauksiin, vaikka et olisi jättänyt omia kysymyksiä. Lisätietokysymykset ja niiden vastaukset tulevat useimmiten osaksi kuljetussopimusta.

Henkilötietojen käsittelyä koskevat sopimukset

Etenkin pitkään alalla olleille yrittäjille henkilötietojen käsittelyä koskevat sopimusehdot saattavat aiheuttaa päänvaivaa. Hankintailmoituksen liitteenä voi olla pitkä ja koukeroinen henkilötietosopimus, ja tarjoajilta saatetaan vaatia erikseen kuvausta henkilötietojen käsittelystä.

Kun hankintayksikkö vielä tiedustelee, mitä teknisiä ja organisatorisia toimia yrittäjä toteuttaa henkilötietoja käsitellessään, menee monella yrittäjällä sormi suuhun. Miksi tällaista kysytään? Käsitelläänkö koulukyydeissä muka henkilötietoja?

Koulukuljetusten järjestäminen on lähes poikkeuksetta palvelu, jossa käsitellään henkilötietoja. Se, että kuljettaja lukee oppilaan nimen ja osoitteen listasta, on itsessään henkilötietojen käsittelyä.

Tiedot, jotka kuljetusyrittäjän tulee täyttää henkilötietojen käsittelysopimukseen, ovat yleensä vakiomuotoisia. Myös nämä tiedot voi ja kannattaakin miettiä valmiiksi. Jos tietoja ei kysytä tarjouksen jättämisen yhteydessä, ne yleensä kysytään sopimusta tehtäessä, jos hankintapäätös tehdään yrityksesi eduksi. Etukäteen varautuminen helpottaa sopimuksen allekirjoitusprosessia, ja kunta saa yrityksestänne heti hyvän ensivaikutelman.

Lopuksi

Kun olet jättämässä tarjousta, tee vielä viimeinen tarkistus ennen kuin lähetät sen matkaan. Tarkista ainakin seuraavat seikat: 

• Olet vastannut kaikkeen, mitä kunta kysyy ja juuri sillä tiedolla, jota kunta kysyy. Kenttiä ei ole jäänyt tyhjäksi ja vaaditut liitteet ovat mukana tarjouksessa. 
• Annetut tiedot ovat selkeitä eikä niissä ole tulkinnanvaraa. Tämä on erityisen tärkeää, koska kunnalla ei pääsääntöisesti ole velvollisuutta pyytää täsmennystä tulkinnanvaraisista tiedoista, eivätkä kaikki kunnat sellaista näin ollen pyydä.
• Jos jätät tarjouksen ryhmittymänä, varmista, että myös ryhmittymän jäsenet ovat tietoisia omista velvoitteistaan, kuten mahdollisesti erikseen pyydettyjen lomakkeiden täyttämisestä
• Muista, että referenssi on aina annettava, vaikka kunta tuntisi yrityksesi tai vaikka olisit tarjonnut kunnalle koulukuljetuspalveluita joskus aiemmin.